Política de Privacidad

1. Responsable del tratamiento

El responsable del tratamiento de los datos personales a que se refiere esta Política es:

En adelante, “DOXIFY”, “nosotros” o el “Responsable”. Para cualquier consulta sobre esta Política o sobre el tratamiento de tus datos, escríbenos a privacidad@doxify.cl.

2. Alcance y definiciones

Esta Política se aplica a los datos personales que tratamos a través del sitio web doxify.cl, sus formularios, la plataforma DOXIFY (incluido el acceso de usuarios), nuestros canales de contacto (correo, WhatsApp, redes sociales) y las campañas de comunicación comercial.

Para efectos de esta Política:

• Dato personal: cualquier información vinculada o referida a una persona natural identificada o identificable.
• Dato sensible: aquellos que se refieren a características físicas o morales de las personas o a hechos o circunstancias de su vida privada o intimidad, como el origen étnico, la afiliación política o sindical, las convicciones religiosas, los datos de salud, biométricos, la vida u orientación sexual, entre otros señalados por la ley.
• Titular: la persona natural a quien se refieren los datos personales.
• Cliente: la empresa u organización que contrata la plataforma DOXIFY.
• Usuario: la persona natural autorizada por un Cliente para acceder a la plataforma.
• Documentos: los archivos (facturas, guías, contratos, formularios, fichas, manifiestos u otros) que un Cliente carga o envía a la plataforma para su procesamiento.
• Encargado: la persona o entidad que trata datos personales por cuenta del responsable.

3. Nuestro rol: responsable y encargado

DOXIFY actúa en dos calidades distintas, según el tipo de dato:

• Como Responsable, respecto de los datos de visitantes del sitio, personas que solicitan una demo o nos contactan, representantes y contactos comerciales de Clientes, y datos de cuenta de los Usuarios de la plataforma.
• Como Encargado (por cuenta del Cliente), respecto de los datos personales contenidos en los Documentos que el Cliente procesa en la plataforma. En este caso, el Cliente es el responsable de dichos datos y DOXIFY los trata exclusivamente para prestar el servicio, siguiendo las instrucciones del Cliente y lo establecido en el contrato respectivo.

4. Datos personales que recopilamos

Recopilamos únicamente los datos necesarios para las finalidades descritas en esta Política (principio de proporcionalidad y minimización):

No es obligatorio entregarnos datos personales para navegar por el sitio. Sin embargo, algunos datos (marcados como obligatorios) son necesarios para responder una solicitud de demo o para habilitar una cuenta de Usuario.

5. Finalidades del tratamiento

Tratamos los datos personales para las siguientes finalidades específicas, explícitas y lícitas:

• Responder solicitudes de información, coordinar y realizar demostraciones y preparar propuestas comerciales.
• Prestar el servicio contratado: habilitar cuentas, autenticar Usuarios, procesar Documentos, entregar los datos estructurados e integrarlos con los sistemas del Cliente.
• Gestionar la relación contractual: facturación, cobranza, soporte técnico y atención de requerimientos.
• Medir el consumo del servicio (páginas, usuarios, tipos de documentos) y mantener la trazabilidad y auditoría de las operaciones.
• Garantizar la seguridad del sitio y de la plataforma, prevenir fraudes, accesos no autorizados y usos indebidos.
• Mejorar el sitio y el servicio mediante análisis estadísticos y de uso, preferentemente con datos agregados o anonimizados.
• Enviar comunicaciones comerciales y de marketing sobre DOXIFY, cuando corresponda conforme a la sección 15.
• Cumplir obligaciones legales, tributarias y regulatorias, y atender requerimientos de autoridades competentes.
• Ejercer o defender derechos de DOXIFY y de Alamu Group SpA ante tribunales u otras autoridades.

Los datos no serán tratados para finalidades incompatibles con las informadas. Si necesitamos tratarlos para una nueva finalidad, te informaremos previamente y, cuando corresponda, solicitaremos tu consentimiento.

6. Fundamento legal (bases de licitud)

Tratamos datos personales sobre la base de alguno de los siguientes fundamentos previstos en la ley:

• Consentimiento del titular, libre, informado, específico e inequívoco, por ejemplo al enviar el formulario de demo o al aceptar cookies no esenciales. El consentimiento puede revocarse en cualquier momento, sin efecto retroactivo.
• Ejecución de un contrato o de medidas precontractuales solicitadas por el titular o por el Cliente al que representa.
• Cumplimiento de una obligación legal, como las obligaciones tributarias y contables.
• Interés legítimo de DOXIFY o de terceros, como la seguridad de la plataforma, la prevención de fraudes, la defensa de derechos y la mejora del servicio, siempre que no prevalezcan los derechos y libertades del titular.

7. Datos sensibles y de niños, niñas y adolescentes

DOXIFY no solicita datos sensibles a través de su sitio web ni de sus formularios. Cuando un Cliente procese Documentos que contengan datos sensibles (por ejemplo, fichas clínicas u órdenes médicas en el sector salud), lo hará bajo su exclusiva responsabilidad como responsable del tratamiento, debiendo contar con una base de licitud válida y con las autorizaciones que exija la ley. DOXIFY aplicará a esos Documentos las medidas de seguridad reforzadas acordadas en el contrato.

El sitio y la plataforma están dirigidos a empresas y profesionales mayores de edad. No recopilamos intencionalmente datos de niños, niñas o adolescentes. Si detectamos que hemos recibido datos de menores sin cumplir los requisitos legales, los eliminaremos.

8. Inteligencia artificial y decisiones automatizadas

DOXIFY utiliza tecnologías de reconocimiento óptico de caracteres, aprendizaje automático e inteligencia artificial para clasificar Documentos, extraer datos y detectar inconsistencias. Este procesamiento tiene por objeto estructurar información para el Cliente; DOXIFY no adopta decisiones que produzcan efectos jurídicos sobre los titulares ni que les afecten significativamente.

• Los resultados de la extracción se ponen a disposición del Cliente, quien es responsable de revisarlos y de las decisiones que adopte con base en ellos.
• La plataforma identifica los documentos con estado “Pendiente” o “Error” para permitir la revisión humana de las excepciones.
• El contenido de los Documentos de los Clientes no se utiliza para entrenar modelos de inteligencia artificial de uso general de terceros. Cualquier uso para mejorar los modelos propios del servicio solo se realizará con autorización del Cliente en el contrato o con datos anonimizados.

9. Comunicación de datos a terceros

DOXIFY no vende ni arrienda datos personales. Solo comunicamos datos en los siguientes casos:

• Proveedores que actúan como encargados, que nos prestan servicios de infraestructura en la nube y alojamiento (por ejemplo, Amazon Web Services), correo electrónico, gestión de relaciones con clientes y automatización de procesos, soporte, analítica y facturación. Estos proveedores tratan los datos solo según nuestras instrucciones y bajo obligaciones de confidencialidad y seguridad.
• Socios comerciales y distribuidores autorizados de DOXIFY, exclusivamente para gestionar la solicitud de demo o la relación comercial que el titular o su empresa han iniciado.
• Autoridades públicas, tribunales u organismos fiscalizadores, cuando exista una obligación legal o un requerimiento fundado de autoridad competente.
• Operaciones societarias, como fusiones, adquisiciones o reorganizaciones de Alamu Group SpA, en cuyo caso el adquirente quedará obligado a respetar esta Política.
• Otros casos, con el consentimiento del titular.

10. Transferencias internacionales

Algunos de nuestros proveedores, en especial los de infraestructura en la nube, pueden almacenar o tratar datos en servidores ubicados fuera de Chile (por ejemplo, en Estados Unidos o Brasil). En esos casos, DOXIFY realiza la transferencia conforme a la ley, a países con un nivel adecuado de protección o mediante cláusulas contractuales y otras garantías que aseguren un nivel de protección equivalente al exigido por la legislación chilena, incluidas medidas de seguridad como el cifrado de la información.

11. Plazo de conservación

Conservamos los datos solo por el tiempo necesario para las finalidades para las que fueron recopilados y, luego, durante los plazos que exija la ley o el necesario para el ejercicio o defensa de derechos:

Cumplidos estos plazos, los datos se eliminarán de forma segura o se anonimizarán.

12. Seguridad de la información

Adoptamos medidas técnicas y organizativas apropiadas al riesgo para proteger los datos personales contra el acceso no autorizado, la pérdida, la alteración, la divulgación o la destrucción, entre ellas:

• Cifrado de la información en tránsito (HTTPS/TLS) y en reposo.
• Control de accesos basado en roles y el principio de mínimo privilegio.
• Autenticación de Usuarios y almacenamiento cifrado de credenciales.
• Registros de actividad, trazabilidad y auditoría de las operaciones.
• Separación lógica de la información de cada Cliente.
• Obligaciones de confidencialidad para el personal y los proveedores con acceso a datos.
• Respaldo de la información y procedimientos de gestión de incidentes.

Ningún sistema es completamente infalible. Por ello, los Usuarios deben mantener la confidencialidad de sus credenciales y avisarnos de inmediato ante cualquier uso no autorizado de su cuenta.

13. Vulneraciones de seguridad

Si ocurre una vulneración de seguridad que afecte datos personales y genere un riesgo razonable para los derechos de los titulares, DOXIFY la notificará a la Agencia de Protección de Datos Personales sin dilaciones indebidas y, cuando la ley lo exija, a los titulares afectados, indicando la naturaleza del incidente, sus posibles consecuencias y las medidas adoptadas. Respecto de los datos contenidos en Documentos, DOXIFY informará al Cliente responsable para que este cumpla sus propias obligaciones.

14. Tus derechos y cómo ejercerlos

Como titular de datos personales tienes los siguientes derechos, que son personales, gratuitos e irrenunciables:

• Acceso: saber si tratamos tus datos y obtener información sobre ellos, su origen, finalidad y destinatarios.
• Rectificación: solicitar la corrección de datos inexactos, desactualizados o incompletos.
• Supresión: solicitar la eliminación de tus datos cuando proceda según la ley.
• Oposición: oponerte al tratamiento de tus datos en los casos previstos por la ley, incluido el envío de comunicaciones comerciales.
• Portabilidad: recibir tus datos en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica, y solicitar su transmisión a otro responsable.
• Bloqueo: solicitar la suspensión temporal del tratamiento mientras se resuelve una solicitud de rectificación, supresión u oposición.
• No ser objeto de decisiones basadas únicamente en tratamiento automatizado que produzcan efectos jurídicos o te afecten significativamente, en los términos de la ley.
• Revocar tu consentimiento en cualquier momento.

¿Cómo ejercerlos?

• Envía tu solicitud a privacidad@doxify.cl indicando tu nombre, el derecho que deseas ejercer, los datos a que se refiere y un medio de contacto para responderte.
• Para proteger tus datos, podremos solicitar información que nos permita verificar tu identidad o la representación que invocas.
• Responderemos dentro de un plazo de 30 días corridos desde la recepción de la solicitud, prorrogable una sola vez por igual período cuando sea necesario, informándote de ello.
• Si tu solicitud se refiere a datos contenidos en Documentos de un Cliente, la trasladaremos a ese Cliente, conforme a la sección 3.

Si tu solicitud es rechazada total o parcialmente, o no recibes respuesta dentro de plazo, podrás reclamar ante la Agencia de Protección de Datos Personales o ejercer las acciones que correspondan ante los tribunales, conforme a la ley.

15. Cookies y comunicaciones comerciales

El sitio puede utilizar cookies y tecnologías similares:

Las cookies no necesarias solo se activarán con tu consentimiento. Puedes configurarlas o eliminarlas en cualquier momento desde tu navegador.

Las comunicaciones comerciales que enviemos por correo electrónico identificarán claramente a DOXIFY como remitente e incluirán un mecanismo sencillo para dejar de recibirlas, conforme a la Ley N° 19.496 sobre Protección de los Derechos de los Consumidores. Puedes solicitarlo también escribiendo a privacidad@doxify.cl.

16. Obligaciones de Clientes y Usuarios

Al utilizar la plataforma DOXIFY, el Cliente y sus Usuarios declaran y se obligan a:

• Contar con una base de licitud válida para cargar y procesar los datos personales contenidos en los Documentos, y haber informado a los titulares cuando la ley lo exija.
• No cargar Documentos obtenidos ilícitamente ni cuyo tratamiento infrinja derechos de terceros.
• Limitar la carga de datos sensibles a lo estrictamente necesario y con las autorizaciones que correspondan.
• Mantener la confidencialidad de sus credenciales y usar la plataforma conforme a la ley, al contrato y a esta Política.
• Revisar los resultados de la extracción antes de adoptar decisiones basadas en ellos.

El Cliente será responsable frente a los titulares y las autoridades por el cumplimiento de sus obligaciones como responsable del tratamiento de los datos contenidos en sus Documentos, y deberá mantener indemne a Alamu Group SpA frente a reclamaciones derivadas de su incumplimiento, en los términos del contrato respectivo.

17. Enlaces a terceros y limitación de responsabilidad

El sitio puede contener enlaces a sitios o servicios de terceros (por ejemplo, redes sociales o WhatsApp), que se rigen por sus propias políticas de privacidad. DOXIFY no es responsable del tratamiento que esos terceros realicen.

En la medida permitida por la ley, Alamu Group SpA no será responsable por daños derivados del uso indebido de la plataforma por parte de Clientes o Usuarios, de información incorrecta o ilícita entregada por ellos, ni de hechos de terceros o de fuerza mayor ajenos a su control, sin perjuicio de los derechos que la ley reconoce a los titulares y que no pueden ser limitados.

18. Modificaciones de esta Política

Podemos actualizar esta Política para reflejar cambios legales, regulatorios o del servicio. Publicaremos la versión vigente en esta página, indicando la fecha de su última actualización. Si los cambios son relevantes, lo informaremos por medios visibles en el sitio o por correo electrónico y, cuando la ley lo exija, solicitaremos nuevamente tu consentimiento.

19. Legislación aplicable y jurisdicción

Esta Política se rige por las leyes de la República de Chile, en especial la Ley N° 19.628 y sus modificaciones (incluida la Ley N° 21.719), la Ley N° 19.496 en lo que resulte aplicable y su normativa complementaria. Cualquier controversia se someterá a los tribunales ordinarios de justicia de la ciudad de Santiago, sin perjuicio del derecho de los titulares a recurrir ante la Agencia de Protección de Datos Personales, el Servicio Nacional del Consumidor u otros organismos o tribunales competentes conforme a la ley.

20. Contacto

Para consultas, solicitudes o reclamos relacionados con esta Política o con tus datos personales, escríbenos a privacidad@doxify.cl o por carta dirigida a Alamu Group SpA, Puerta del Sol 80, Las Condes, Santiago, Chile, con la referencia “Protección de Datos Personales”.